領収書がないときの帳簿の書き方
レシートをなくしても、その支出が経費にならないと決まったわけではありません。領収書は取引があったことを説明するための記録の1つで、ほかの記録で代えられる場合があります。ただし何も残っていないと説明できません。この記事では代わりになる記録と、帳簿に書く内容を整理します。
公開日 2026/08/10 ・ セラポケ編集部
帳簿に書くのは4つ
国税庁の案内では、帳簿に記載するのは取引の年月日、相手方の名称、金額、日々の売上・仕入れ・経費の金額などとされています。
| 書くこと | 例 |
|---|---|
| 日付 | 2026年8月3日 |
| 相手先 | ◯◯ホームセンター |
| 内容 | 段ボール 50枚 |
| 金額 | 2,480円 |
領収書がなくても、この4つが分かれば帳簿は書けます。逆にこの4つが思い出せない支出は、記録として残せません。
代わりになる記録
領収書のかわりに、取引があったことを示せる記録はいくつもあります。
| 代わりの記録 | 残っている場所 |
|---|---|
| クレジットカードの明細 | カード会社の画面・郵送の明細 |
| 銀行の振込記録 | 通帳・ネットバンキング |
| 通販の注文履歴 | 購入したサイトのアカウント |
| 電子マネーの履歴 | アプリの利用履歴 |
| メールの確認通知 | 受信箱 |
カード払いや振込で買っていれば、記録は自動で残っています。現金で買ったときだけ、控えがないと再現できません。
何も残っていないとき
記録がまったくない支出は、自分で出金伝票などにメモを作ることになります。
ただしこれは自分で書いたものなので、領収書やカード明細に比べると説明の力は弱くなります。金額が大きいものほど、ほかの記録を探してください。
注意
記憶だけで金額を書かないでください。正確でない金額を経費に入れると申告の内容が事実と違うことになるので、分からない支出は入れないほうが安全です。
交通費のように領収書が出ないものは、日付・行き先・目的・金額をその都度メモしておくと説明できます。
保存する期間
記録は作って終わりではなく、保存の義務があります。
| 残すもの | 保存する期間 |
|---|---|
| 帳簿 | 7年(または5年) |
| 領収書などの書類 | 5年 |
国税庁の案内では、個人で事業や不動産貸付けを行うすべての人に、記帳と帳簿書類の保存義務があるとされています。申告が必要ない人も含まれます。
封筒に年と月を書いて放り込んでおくだけでも足ります。整理の形は問われません。
記録を1か所に
ためておけます
利用は無料です。データの保存にGoogleログインを使います
そもそもなくさない仕組み
いちばん確実なのは、なくす前に記録してしまうことです。
| やること | 効きめ |
|---|---|
| 買ったらすぐ写真を撮る | 紙をなくしても残る |
| カードか電子マネーで払う | 明細が自動で残る |
| 月ごとの封筒に入れる | 探す手間が消える |
感熱紙のレシートは半年から1年で字が消えることがあります。写真を撮っておけば、消えても金額が分かります。
何が経費になるかはフリマ販売の経費になるもの一覧、帳簿のつけ方はフリマの帳簿のつけ方にまとめています。
その場で入れれば
あとで探さずに済みます
売れた記録も経費の記録も、1年分がまとまって残ります。
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よくある質問
Q. 領収書がないと経費にできませんか?
ほかの記録で説明できる場合があります。
領収書は取引を示す記録の1つです。カードの明細や振込記録、注文履歴でも日付・相手先・内容・金額が分かれば記録になります。
Q. 帳簿には何を書けばいいですか?
日付・相手先・内容・金額の4つです。
国税庁の案内でも、取引の年月日、相手方の名称、金額などを記載するとされています。この4つが分かれば帳簿は書けます。
Q. 何も記録が残っていないときはどうしますか?
自分で出金伝票などにメモを作ります。
ただし自分で書いたものなので説明の力は弱くなります。記憶だけで金額を書くのは避け、分からない支出は入れないほうが安全です。
Q. レシートや帳簿はいつまで保存しますか?
帳簿は7年(または5年)、書類は5年です。
個人で事業を行うすべての人に記帳と帳簿書類の保存義務があり、申告が必要ない人も含まれます。
この記事のまとめ
- 帳簿に書くのは日付・相手先・内容・金額の4つ。
- 領収書がなくても、カード明細や振込記録で代えられる場合がある。
- 現金払いを減らすと、記録の問題はほぼ消える。
- 記憶だけで金額を書かない。分からない支出は入れない。
- 帳簿は7年(または5年)、領収書などの書類は5年保存する。
※ 本記事は2026年8月時点の一般的な情報で、税理士による助言ではありません。金額や条件は国税庁の公表内容にもとづきますが、個別の判断は状況によって変わります。実際の申告にあたっては税務署または税理士にご確認ください。